Aset Berharga dalam Perpustakaan
Pada tulisan
sebelumnya, terlihat perkembangan perpustakaan dari generasi pertama sampai
saat ini generasi kelima telah menghasilkan redefinisi perpustakaan. Semangat redefinisi
perpustakaan menekankan pada perpustakaan (1) harus membangun dialog dengan
“masyarakatnya”, (2) harus mendorong masyarakatnya untuk berkreasi, (3) perpustakaan
harus menjalin kerjasama dengan lembaga dan masyarakat untuk melakukan kegiatan
di perpustakaan. dari ketiga hal
tersebut dapat dipahami peran perpustakaan tidak hanya membaca buku tetapi
berkreasi dalam perpustakaan.
Seperti yang
telah kita ketahui, perpustakaan memiliki aset yang bernilai intrinsik (nilai kemanfaatan dari perpustakaan)
dan aset yang bernilai ekstrinsik (merupakan
nilai yang melekat pada fisik perpustakaan). Koleksi merupakan
salah satu aset perpustakaan yang bernilai ekstrinsik. Setelah redefinisi
perpustakaan tersebut, posisi koleksi tetap menjadi aset berharga dan penting
dalam perpustakaan. Aset merupakan salah satu hal yang berharga dalam sebuah
perusahaan. Perusahaan melakukan berbagai cara untuk terus menumbuhkembangkan
aset yang dimiliki untuk mendapat keuntungan, begitu juga dalam sebuah perpustakaan.
Keuntungan dalam perspektif perpustakaan tentu berbeda dengan perusahaan yang
memang institusi profit. Keuntungan dalam sebuah perpustakaan ketika aset
tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat (baca: pemustaka). Perpustakaan
harus bisa mengelola asetnya agar menguntungkan.
Sebenarnya, tulisan
ini terinspirasi pada saat penulis berkesempatan menjadi moderator pada seminar
tanggal 2 Desember 2015 dengan tema utama “pengembangan koleksi perpustakaan”.
Seminar tersebut diikuti oleh sekitar 60-an peserta dari berbagai pengelola
perpustakaan. Terlihat, peserta seminar belum pernah menyusun kebijakan dalam
pengembangan koleksi. Berikut ini, contoh kebijakan pengembangan koleksi yang
pernah saya buat. Tentu saja harus disesuaikan dengan jenis perpustakaan yang
dikelola ya... Semoga bermanfaat, Cekidot!
Kebijakan
Managemen Koleksi
UPT
Perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman
I.
PENDAHULUAN
Sejarah UPT
Perpustakaan Universitas
Jenderal Soedirman (Unsoed) tidak terlepas dari keberadaan Universitas Jenderal
Soedirman, yang berdiri sejak tahun 1963 sesuai dengan Surat Keputusan Presiden RI
Nomor 195 tanggal 25 September 1963 dan
Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan (PTIP) Nomor 153 tanggal 12 Nopember 1963. Semula
menempati gedung seluas kurang lebih 80 m2 yang berlokasi di Jl. Pengadilan No.
1 Purwokerto (Komplek Alun-Alun).
Pada tahun 1978 kegiatan administrasi (Kantor
Pusat Administrasi Unsoed) pindah ke
Aula yang berlokasi di Grendeng. Perpustakaan menempati ruang kurang lebih 50
m2 bersama dengan kegiatan administrasi yang lain. Kemudian pada tahun 1980
pembangunan Gedung Kantor Pusat Administrasi Unsoed selesai, sehingga kegiatan
administrasi di pindah ke gedung baru, selanjutnya Aula seluas 364 m2 ditempati
untuk perpustakaan
Pertambahan koleksi perpustakaan, sarana dan
prasarana serta jumlah pengguna perpustakaan yang terus meningkat, menjadikan
Gedung Aula yang ditempati kurang memadai lagi, sehingga pada tahun 1985 UPT
perpustakaan pindah ke gedung baru berlantai 3 dengan luas kurang lebih 2.400
m2. Namun baru lantai I dan II
untuk perpustakaan. Baru pada tahun
1991 seluruh gedung ditempati untuk kegiatan perpustakaan.
Sejak awal berdirinya hingga saat ini UPT
Perpustakaan sudah beberapa kali mengalami pergantian kepala perpustakaan yaitu
:
Erna Onggosundjojo 1964-1969
Prof. Dr. Iswanto, SH. 1969-1971
Dra. Hartati Prawironoto 1971-1983
Drs. Bambang Suprapto, DipLib 1983-1995
Drs. Indratmo Yudono, MSi. 1995-2002
Drs.
Chamdi, SIP. 2002-2010
Sutino,
S. Sos., M.A. 2010-sekarang
Selanjutnya, salah satu kebijakan dalam
perpustakaan adalah managemen koleksi. Kebijakan manajemen koleksi merupakan
proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemustaka akan terpenuhi
secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi
yang dihimpun oleh perpustakaan. Managemen
koleksi tidak hanya mencakup kegiatan pengadaan bahan pustaka, tetapi
juga menyangkut masalah perumusan kebijakan dalam memilih dan menentukan bahan
pustaka mana yang akan diadakan serta
metode-metode apa yang akan diterapkan.
Dapat dipahami kebijakan koleksi
merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan
kebijakan pengembangan koleksi. Agar kebijakan pengembangan dapat dilaksanakan
secara terarah, kebijakan ini harus disusun secara tertulis. Hal ini untuk
menghindari kesalahpahaman sehingga kegiatan pengembangan koleksi ke arah
koleksi yang mutakhir dan relevan.
II.
TUJUAN
Tujuan utama kebijakan manajemen
koleksi adalah mengadakan dan mempersiapkan sumber-sumber informasi yang
diperlukan untuk menunjang program pengajaran Universitas Jenderal Soedirman.
Selain itu, perpustakaan mempunyai tiga tujuan sekunder. Tujuan sekunder ini
berada di bawah tujuan utama. Akan tetapi, diantara ketiga tujuan ini tidak ada
yang lebih diutamakan. Artinya, ketiga tujuan tersebut sama pentingnya. Ketiga
tujuan tersebut meliputi:
1. Mengadakan dan mempersiapkan bahan yang diperlukan untuk penelitian oleh
civitas akademik. Bahan ini harus merupakan bahan yang frekuensi pemakaiannya
tinggi dan mempunyai manfaat jangka panjang bagi lingkungan pemustaka
Universitas Jenderal Soedirman.
2. Mengadakan dan mempersiapkan bahan perpustakaan sebagai sumber informasi
umum dalam bidang subyek yang tidak termasuk kurikulum Universitas Jenderal
Soedirman.
3. Mengumpulkan dan mempersiapkan semua bahan penting yang ada kaitannya
dengan sejarah dan perkembangan Universitas Jenderal Soedirman.
Selanjutnya,
secara khusus kebijakan manajemen koleksi ini dibuat dengan tujuan:
1. menyediakan
sarana kerja bagi semua pihak dalam melaksanakan kegiatan pengembangan koleksi di lingkungan UPT Perpustakaan Universitas jenderal Soedirman, sehingga kegiatan tersebut dapat dilaksanakan
secara terarah, benar dan efektif;
2. mengupayakan
standardisasi dalam penyusunan dan program, mekanisme kerja, dan pelaksanaan
program;
3. membantu
rasionalisasi alokasi anggaran;
4. memberikan
gambaran tentang visi, misi, tujuan, dan fungsi organisasi yang tercermin dari
pengadaan bahan pustaka;
5. memberikan
pedoman bahan pustaka yang perlu dikoleksi, sekaligus menentukan skala
prioritas pengadaan;
6.
menjadi sarana penilaian seluruh kinerja
bidang akuisisi.
III.
PENANGGUNGJAWAB
Penanggungjawab atas pengembangan koleksi di
UPT Perpustakaan Unsoed adalah Kepala Perpustakaan dibantu
oleh pustakawan bidang pengadaan. Selanjutnya penanggungjawab kebijakan
koleksi harus memperhatikan asas dalam kebijakan manajemen koleksi, sebagai
berikut:
1. Kerelevanan,
koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktivitas yang telah diprogramkan
oleh perpustakaan sehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan pemustaka.
2. Rorientasi
kepada kebuthan pemustaka, pengembangan koleksi harus ditujukan kepada
penenuhan kebutuhan pemustaka.
3. Kelengkapan,
koleksi perpustakaan hendaknya lengkap terkait dengan kebutuhan pemustaka.
4. Kemutakhiran,
koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir.
Dengan demikian, perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan pustaka
yang menjadi koleksi.
5. Kerjasama,
koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerjasama semua pihak yang
bekepentingan dalam pengembangan koleksi.
Pustakawan
pengadaan bertugas membuat daftar usulan koleksi. Daftar usulan tersebut
dimintakan persetujuan Kepala UPT Perpustakaan. Agar terbentuk
suatu koleksi yang dapat menunjang Tri Dharma Perguruan
Tinggi, Pustakawan di bagian pengadaan bertugas melakukan
seleksi bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebutuhan civitas
akademika Unsoed. Dalam melaksanakan tugas tersebut pustakawan pengadaan
melakukan kerja sama dengan para dosen dan pustakawan fakultas
untuk mengajukan daftar usulan buku sesuai
dengan kebutuhan masing-masing fakultas. Di samping
itu pustakawan pengadaan juga meminta bantuan dosen
melalui kepala Perpustakaan agar mau
mengirimkan judul-judul buku yang menjadi karyanya
ke perpustakaan. Dan juga melibatkan mahasiswa
dalam hal ini, memberikan usulan mengenai bahan pustaka yang mereka butuhkan.
IV.
Visi-Misi
UPT Perpustakaan Universitas
Jenderal Soedirman, merupakan salah satu jenis perpustakaan perguruan tinggi.
1.
Visi UPT Perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman
" Mewujudkan perpustakaan menjadi pusat informasi ilmiah
yang prima berbasis teknologi informasi”
2. Misi UPT
Perpustakaan Universitas Jenderal Soedirman
1.
Menyediakan sumber-sumber informasi
ilmiah yang komunikatif yang berhubungan dengan proses belajar mengajar, penelitian
dan pengabdian pada masyarakat.
2.
Menyediakan publikasi ilmiah terkini
yang berhubungan dengan pembangunan pedesaan untuk tingkat lokal, regional, dan
nasional agar kualitas penelitian dosen dan mahasiswa meningkat.
3.
Mendukung para dosen, peneliti dan
mahasiswa untuk memanfaatkan publikasi ilmiah dan fasilitas perpustakaan
khususnya untuk menghidupkan suasana akademik.
4.
Menyelenggarakan layanan informasi
ilmiah yang didukung oleh perkembangan teknologi informasi.
V.
SASARAN
Koleksi
layanan harus memperhatikan masyarakat yang akan dilayaninya, oleh karena itu diperlukan perencanaan yang
matang dalam pengembangan koleksi. Rencana
pengembangan koleksi akan berhasil dan berdayaguna, bila didasarkan atas
pengetahuan tentang masyarakat yang harus dilayani. Universitas Jenderal Soedirman memiliki 12 fakultas
yaitu Fakultas Pertanian, Biologi, Ekonomi dan Bisnis, Peternakan, Hukum, Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Kedokteran, Teknik, Ilmu-Ilmu Kesehatan, Ilmu Budaya,
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Perikanan dan Ilmu Kelautan. Selain itu,
Unsoed menyelenggarakan 9 program studi S2 monodisiplin (Agronomi, Biologi,
Sain Manajemen, Akuntansi, Ilmu Ekonomi, Peternakan, Ilmu Hukum, Ilmu
Administrasi Publik), 1 program studi S2 multidisiplin (Ilmu Lingkungan) serta
2 program studi S3 monodisiplin (Biologi dan Manajemen). Dari data tersebut dapat diketahui
komposisi pemustaka sebagai berikut:
1. Mahasiswa
2. Tenaga pendidik
3. Tenaga Kependidikan
4. Alumni
5. Masyarakat umum, pelajar
6. Peneliti
Kajian
pemustaka perlu dilakukan secara berkesinambungan mengingat perubahan terjadi
sangat cepat dan jarang ada perubahan yang berdiri sendiri. Perubahan komposisi
pemakai akan mempengaruhi kebijakan perencanaan pengembangan koleksi. Sehingga UPT Perpustakaan Unsoed dapat
mengemas dan menyajikan informasi yang berdaya guna dan berhasil guna bagi
pemustakanya.
VI.
PENGANGGARAN
Kegiatan
pengadaan bahan pustaka diperoleh melalui dana APBN
(pemerintah) dan dana BLU (Unsoed). Dana tersebut dialokasikan
untuk pembelian bahan pustaka buku dengan memperhatikan kebutuhan 12 fakultas
yang ada. Adapun rincian anggaran pembelian/langganan bahan pustaka, sebagai
berikut:
Anggaran
Pengadaan Bahan Pustaka
UPT
Perpustakaan Unsoed
Tahun
2015
|
No.
|
Jenis Bahan
Pustaka
|
Anggaran
|
Keterangan
|
|
1.
|
Buku dan majalah tercetak (text)
|
Rp.----,-
|
Sumber dana
BLU
|
|
2.
|
e-book
|
Rp.----.-
|
Sumber dana
murni
|
|
3.
|
e-journal
|
Rp.---,-
|
Sumber dana
murni
|
VII.
KRITERIA SELEKSI
Kriteria
pemilihan dalam menyeleksi bahan pustaka tercetak, yaitu memilih bahan pustaka
berdasarkan kualitas, mencakup:
a. Aspek Tujuan
Bahan
perpustakaan yang akan diadakan haruslah bertujuan:
a mendukung terwujudnya misi dan misi
b menunjang
tridarma perguruan tinggi
c memberikan
informasi yang teliti dan mendalam tentang suatu topik bahasan,
d dapat
memberikan informasi tentang perkembangan penting di dalam dan luar negeri,
e dapat
menciptakan inspirasi, dan inovasi baru,
memperkenalkan
ciptaan-ciptaan dan penemuan-penemuan baru yang perlu diketahui
civitas akademik dan masyarakat secara umum
g dapat
dipakai sebagai hiburan (rekreasi intelektual),
b. Aspek Mutu
Yang harus
diperhatikan dalam mutu bahan pustaka yang akan diadakan adalah:
a memiliki
kecakapan otoritas, kejujuran, dan kredibilitas pengarang dan penerbit,
bahan pustaka termasuk dalam buku-buku
terlaris.
c ditulis oleh pakar di bidangnya
d tinjauan/resensi
buku yang dimuat dalam surat kabar/majalah,
c. Aspek Isi
Dari aspek isi,
bahan perpustakaan dapat berupa:
a karya
asli, terjemahan atau saduran,
b
cara penyajian dan pembahasan materi
menarik,
c
mengandung gagasan baru yang bersifat
informatif,
d
mengilhami ide-ide/kreasi baru, mutakhir,
d. Aspek bentuk dan format penyajian, meliputi:
) cara
penyajian haruslah sistematis, singkat, jelas dan teratur,
b ilustrasi
bagus,
c bahasa
yang digunakan haruslah bahasa yang baik dan benar.
e. Aspek fisik buku
a) kualitas
kertas baik,
b) penjilidan
yang kuat,
c) jenis
huruf yang digunakan haruslah jelas dan terbaca.
f. Aspek kepengarangan
Pengarang
mempunyai kualifikasi pendidikan dan pengalaman di bidang ilmu
yang ditulisnya.
g. Aspek keberadaan koleksi di jajaran
Bahan pustaka
yang akan dipilih haruslah disurvei dan dievaluasi terlebih dahulu.
Bahan pustaka
tersebut dapat ditetapkan sebagai:
a) pelengkap
koleksi yang telah ada (jilid/seri),
b) koleksi
baru,
c) koleksi
pengganti karena rusak/hilang,
d) koleksi
tambahan karena banyaknya permintaan.
h. Aspek bahasa
Bahasa yang digunakan pada umumnya adalah bahasa
Indonesia dan atau salah satu dari
bahasa PBB (China, Arab, Inggris, Spanyol, Perancis)
i. Aspek harga
bahan perpustakaan
Sebelum
menentukan jumlah bahan pustaka yang akan diadakan, terlebih dahulu harus
diketahui jumlah dana tersedia untuk tahun anggaran berjalan. Tim seleksi harus
cermat dalam memilih subjek dan tingkat kualitas isi dan disesuaikan dengan
anggaran yang ada.
Adapun
kriteria untuk bahan pustaka non-cetak, hendaknya memenuhi kriteria sebagai
berikut:
a. kualitas isi
bahan non-cetak yang akan dibeli harus menyajikan gagasan
dan informasi secara akurat dan sistematis dengan cara penyampaian yang sesuai
untuk media, bidang subyek, dan pemustaka. Prioritas diberikanpada bahan yang
tidak cepat out-of-date, artinya
tidak terpengaruh oleh atau tergantung dari selera atau mode tertentu.
b. kualitas fisik
kualitas teknis bahan yang dibeli harus memenuhi standar
profesional.
c. distributor
bahan non-cetak dibeli dari distributor/ produser yang
bereputasi baik di bidang pemasaran bahan jenis agar berjalan lancar.
VIII.
FORMAT
Bahan pustaka di UPT Perpustakaan Unsoed, terdiri dari:
1.
Tercetak, meliputi:
a)
Bahan kurikulum (text books)
Bahan kurikulum bertujuan menunjang kurikulum dengan memperhatikan
keseimbangan subyek (sesuai 12 fakultas yang ada di lingkungan Unsoed). Koleksi ini mencakup buku- buku teks mengacu pada
subyek atau bidang ilmu sesuai fakultas
yang ada, dan koleksi
referensi seperti kamus, ensiklopedi, dan juga handbook.
b)
Terbitan berkala (Periodecals)
Koleksi ini untuk memberikan informasi up-date bagi pemustaka seperti koran, majalah , dan jurnal. Koleksi ini
diharapkan memperlancar proses penelitian yang dilakukan oleh civitas akademik.
c) Grey literature
Koleksi ini merupakan hasil karya intern civitas akademik. Merupakan
koleksi spesial diperoleh tidak dengan membeli. Koleksi ini meliputi skripsi,
tesis, disertasi, dan laporan penelitian.
2.
Non Cetak
Koleksi ini
bertujuan memberikan kemudahan dan memberikan akses yang lebih luas bagi
pemustaka. Dalam pengadaannya disesauaikan dengan kebutuhan pemustaka. Koleksi
ini meliputi:
a) CD ROM : CD Suplement Buku dan
Majalah,
b) Koleksi Digital (Tesis, Disertasi
dan Penelitian)
c) E-book
d) E-journal
IX.
TERBITAN
PEMERINTAH
Terbitan
pemerintah mencakup publikasi yang dihasilkan oleh badan legislatif, judikatif,
eksekutif dan badan atau departemen yang bernaung di bawahnya. Dokumen
pemerintahan daerah atau kota madya mengenai isu atau peristiwa penting
dipertimbangkan untuk dibeli.Terbitan pemerintah yang akan
dikembangkan adalah :
a) Ketetapan
lembaga tinggi negara,
b) Undang-undang
dan Peraturan Pemerintah,
c) Keputusan
Presiden,
d) Lembaran
Negara dan Berita Negara,
e) Keputusan
Menteri dan Ketua LPND,
f) Semua
Peraturan Daerah (Perda) tingkat propinsi, kabupaten dan kota.
X.
SUMBER DAYA SPESIFIK
Sumber daya spesifik yang
dimiliki UPT Perpustakaan Unsoed adalah koleksi skripsi, tesis, disertasi dan
laporan penelitian dalam format cetak maupun digital. Disamping
itu perpustakaan juga mempunyai koleksi hasil kerja sama
yaitu koleksi NBC (Nation Building
Corner) dan Perancis Corner. Koleksi
tersebut menjadi tanggungjawab pustakawan yang ditugasi untuk mengolah
dan melayankan bahan pustaka tersebut, sedangkan untuk
pengadaannya diserahkan pada masing-masing lembaga tersebut.
XI.
KOLEKSI KHUSUS
Dalam rangka memenuhi kebutuhan
pemustaka, UPT Perpustakaan Unsoed mengelola CD-ROM Agricola yang berisi
500.000 record dari 200.000 judul jurnal dari seluruh dunia yang dikelola NAL
(National Agriculture Library) Amerika Serikat, CD-ROM TEEAL (The Essential
Electronic Agricultural Library) yang memuat artikel dalam bidang pertanian,
peternakan, biologi, kimia, ekologi, pengembangan pedesaan, sosial ekonomi,
kehutanan, ilmu tanah, manajemen peternakan, nutrisi, ilmu lingkungan, makanan
ternak. Disamping itu juga memiliki
CD-ROM Plant Patholoi Sejarah Korea atas bantuan dari DUE (Development
Undergraduate education).
Selain CD-ROM, UPT Perpustakaan Unsoed melanggan e-journal Entrepreneurial Studies Source (bidang
kewirausahaan) dan Academic One File (multi subyek). Selain itu pemustaka dapat
mengakses e-journal yang dilanggan Dirjen Dikti yaitu ProQuest, Cengage, dan Ebsco.
XII.
PENGEMBANGAN
KOLEKSI BERSAMA
Koleksi yang
dimiliki perpustakaan sebaiknya hasil kerja sama semua pihak yang
berkepentingan dalam pengembangan koleksi dalam hal ini adalah pustakawan
pengadaan, pustakawan fakultas, kepala perpustakaan, dosen, mahasiswa. Dengan
kerjasama yang baik akan diperoleh koleksi yang
sesuai dengan kebutuhan.
Selanjutnya dalam pengembangan koleksi selalu berkoordinasi dengan
perpustakaan yang ada dalam setiap fakultas. Hal ini untuk menjamin kelengkapan
koleksi dan memenuhi kebutuhan pemustaka.
XIII. JASA PERPUSTAKAAN
UPT
Perpustakaan Unsoed, memberikan layanan jasa berupa:
a
1. Layanan sirkulasi
adalah kegiatan perpusakaan dalam hal peminjaman dan pengembalian koleksi
perpustakaan.
b 2.
Layanan referensi, koleksi
referensi dirancang untuk mencari informasi khusus. Koleksi tersebut didesain
tidak untuk dibaca secara keseluruhan seperti buku teks, fiksi atau buku lainnya. Contoh koleksi referensi adalah kamus, ensiklopedi, handbook, dan
terbitan pemerintah termasuk dalam layanan ini. Koleksi referensi hanya boleh dibaca di tempat dan apabila ada yang diperlukan
dapat difotocopy.
3. Layanan Koleksi Karya-Karya Ilmiah (KKI) dan Karya-Karya
Mahasiswa (KKM), karya-karya ilmiah ini merupakan
karya tulis dosen dan mahasiswa di lingkungan Unsoed dalam bentuk laporan
penelitian, skripsi, thesis dan disertasi. Koleksi ini hanya dapat di baca
ditempat dan tidak di ijinkan untuk dibawa pulang. Bila pengguna membutuhkan
informasi dari koleksi tersebut hanya diperbolehkan fotocopy.
d 4.
Layanan Koleksi Serial, koleksi serial adalah suatu penerbitan secara berkala, jenis terbitan ini
menyajikan informasi yang up to date
(informasi terbaru). Serial yang tersedia antara lain surat kabar harian,
majalah ilmiah, majalah umum, bulletin, dan jurnal. Untuk koleksi serial edisi
lama dijilid dan dikelompokkan menurut
judul dan penempatannya dibedakan dengan koleksi serial edisi terbaru (masih
dalam satu tahun). Bagi pemustaka yang membutuhkan informasi dari koleksi ini
dapat difotocopi di perpustakaan.
e5.
Layanan E-book dan E-Journal, layanan ini diberikan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka
f)
Layanan CD-ROM, CD-Rom merupakan piringan yang berdiameter 12 cm yang biasanya dipakai untuk merekam
suara dan informasi sebagai penyimpanan data.
g6.
Layanan Fotokopi, UPT Perpustakaan menyediakan fasilitas fotokopi di ruang
layanan karya-karya mahasiswa dan di ruang referensi dan layanan koleksi
berseri.
h7.
Layanan Anggota FKP2TN, UPT Perpustakaan UNSOED adalah salah satu anggota Forum
Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN), yang anggotanya
terdiri dari Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri di Jawa, Madura, Bali, dan
Sumatera bagian selatan. Manfaat sebagai anggota FKP2TN adalah mahasiswa dengan
mendapatkan kartu sakti untuk memanfaatkan fasilitas di semua perpustakaan
anggota FKP2TN dengan mengikuti peraturan yang dikeluarkan perpustakaan
setempat. Jumlah anggota FKP2TN sampai dengan saat ini sebanyak 61 perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri.
i) 8.
Layanan E-Doc (Electronic
Document), merupakan
layanan yang disediakan bagi pemustaka, untuk memberi kemudahan dalam
memanfaatkan informasi berupa hasil penelitian baik yang dilakukan oleh
mahasiswa (berupa skripsi maupun tesis) dan penelitian yang dilakukan oleh para
tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan di lingkup Unsoed dalam format
elektronik.
XIV. ALAT BANTU SELEKSI
Alat
bantu seleksi dapat digunakan pustakawan untuk memilih dan menetapkan bahan pustaka yang akan diadakan. Di
samping itu alat bantu seleksi tersebut juga dapat digunakan sebagai alat
identifikasi dan verifikasi apakah bahan pustaka yang dipilih sudah/masih ada
di pasaran. Alat bantu seleksi memuat: a) informasi
yang diberikan dalam alat bantu tersebut tidak terbatas pada data bibliorgafis
saja, tetapi juga memuat keterangan tentang isi bahan pustaka, berupa anotasi,
resensi atau tinjauan (review), b) informasi yang diberikan dalam
alat bantu hanya berupa data bibliografis berupa judul yang telah atau akan
diterbitkan, pengarang, penerbit, kota terbit tahun terbit, dan kadang-kadang
disertai harga.
Selanjutnya, alat bantu pemilihan bahan
perpustakaan, meliputi:
a) Katalog penerbit dalam dan luar negeri,
b) Daftar tambahan koleksi dari perpustakaan lain,
c) Tinjauan dan resensi buku,
d) Iklan dalam harian maupun majalah.
XV.
HAK CIPTA
Hak
cipta adalah hak eksklusif bagi pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan
atau memperbanyak ciptaannya atau memberi izin untuk itu dengan tidak
mengurangi pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Hak cipta merupakan salah satu jenis hak kekayaan intelektual. Dalam
hal ini, UPT Perpustakaan Unsoed:
a)
Menyodorkan pernyataan tertulis kepada mahasiswa/ tenaga pendidik/ tenaga
kependidikan pada saat penyerahan hasil karyanya. Dalam pernyataan tersebut
berisi tentang kesepakatan atau pemberian izin kepada perpustakaan untuk
mendigitalkan dan atau menyebarluaskan hasil karya tersebut;
b)
Membatasi hak akses pemustaka, pemustaka secara bebas diperbolehkan membaca
keseluruhan hasil karya tersebut. Akan tetapi pemustaka tidak dapat memfotokopi
atau mendownload secara keseluruahan terhadap hasil karya tesebut;
c)
Menentukan standar file koleksi dalam format PDF hal ini untuk menghindari
pihak lain melakukan editing file dan menjaga keaslian file tersebut;
d)
Menggunakan sistem keamanan (software)
untuk menghindari plagiarisme;
e)
Melakukan kopi untuk menggantikan kopi asli yang hilang/ rusak apabila
perpustakaan tidak dapat memperoleh gantinya dengan harga wajar
XVI. KEBEBASAN INTELEKTUAL
UPT
Perpustakaan menjamin kebebasan intelektual bagi pemustaka. Dalam hal ini pustakawan:
a)
Memberikan akses informasi kepada semua pemustaka dengan tidak membedakan
RAS
b)
Bertanggungjawab atas hak pribadi pemustaka terhadap informasi yang
dicarinya,
c)
Mengakui dan menghormati hak kekayaan intelektual
d)
Tidak bertanggunjawab terhadap konsekuensi atas penyalahagunaan informasi
yang didapat pemustaka dari perpustakaan
Selanjutnya UPT
Perpustakaan Unsoed
memberikan kebijakan sensor terhadap bahan
pustaka yang disensor pemerintah
adalah tetap mengadakan, namun cara pemanfaatannya
harus bekerjasama dengan instansi berwenang,
seperti Kejaksaan Agung dan Departemen
Kehakiman. (mengikuti peraturan yang berlaku).
XVII. AKUISISI
Pengadaan
bahan pustaka dapat dilakukan melalui:
1. Pengadaan bahan pustaka melalui pelelangan,
pengadaan bahan pustaka dengan sistem lelang apabila harga nominal minimal Rp.
50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). Proses pelelangan sesuai prosedur yang
berlaku.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui swakelola. Dengan
sistem swakelola ini pelaksanaan
pekerjaan direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat
sendiri, atau upah borongan tenaga. Sistem pengadaan
swakelola ini dapat dilakukan dengan harga nominal maksimal Rp.50.000.000,-
(lima puluh juta rupiah).
3.
Pemesanan
a) Pemesanan
bahan pustaka buku dan nonbuku, Semua bahan
pustaka yang sudah diputuskan untuk dipesan, dicatat dalam kartu pesanan
dicocokkan dan diverifikasi dengan daftar permintaan, daftar buku dalam proses,
dan katalog perpustakaan. Jumlahkan harga seluruh pesanan disesuaikan dengan
anggaran.
b) Pemesanan
bahan pustaka terbitan berseri, Kegiatan dalam
pemesanan bahan pustaka terbitan berseri ada 2 macam yaitu memperpanjang
langganan majalah dan melanggan majalah baru.
4. Pembelian
Pembelian langsung dapat dilakukan pada penerbit, toko
buku (konvensional ataupun on-line), dan agen buku.
Selanjutnya, tata laksana pengadaan bahan
perpustakaan, meliputi:
a. Inisiatif
pemilihan dimulai dari pemustaka (mahasiswa, dosen, ataupun usulan dari pemustaka),
b. Pengusul
menyampaikan sarannya dengan mengisi formulir yang telah disediakan oleh
perpustakaan dengan data bibliografi lengkap,
c. Daftar usulan
diserahkan pada pimpinan perpustakaan dan diteruskan kepada petugas pengadaan
untuk diproses selanjutnya,
d. Petugas
melakukan verifikasi dengan cara:
1. Memeriksa dan
melengkapi data bibliografi dan setiap bahan perpustakaan yang diusulkan
menggunakan alat bantu seleksi,
2. Mencocokkan
daftar usulan dengan seleksi yang ada melalui katalog perpustakaan,
3. Apabila ada
bahan perpustakaan yang diusulkan sudah ada atau sedang dalam proses pemesanan,
perlu diputuskan akan ditambah atau tidak. Dalam penambahan bahan perpustakaan
disesuaikan dengan anggaran yang sudah ditentukan,
4. Apabila
anggaran tidak mencukupi, dimasukkan desiderata untuk dipertimbangkan apabila
tersedia dana atau sumber lain.
5. Keputusan
dikomunikasikan pada pemberi usulan melalui pimpinan perpustakaan.
XVIII. TUKAR MENUKAR DAN HADIAH
Perpustakaan menerima hadiah atau
sumbangan dari manapun dan berhak menyeleksi hadiah tersebut
sesuai dengan kebutuhan, dengan mempertimbangkan cakupan buku-buku yang
disumbangkan sesuai dengan kebutuhan , tingkat pemanfaatan koleksi, juga
pengolahan dan penyimpanannya.
Hadiah atas permintaan, prosedurnya:
a)
Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak
pemberi sumbangan
b)
Mengirimkan surat permohonan dengan disertai daftar
buku yang dibutuhkan
c)
Apabila permohonan diterima, mengirimkan ucapan terima
kasih
d)
Menerima buku-buku sumbangan dan mencocokkan dengan
daftar pengantar apakah sudah sesuai/ belum dengan daftar usulan yang dibuat.
e)
Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur.
Hadiah tidak atas permintaan, prosedurnya:
a) Buku yang dierima dicocokkan dengan
surat pengantar.
b) Mengirimkan surat ucapan terima
kasih
c) Buku yang diterima diperiksa ,
apakah subyek sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, apabila sesuai buku
dapat diproses. Apabila jumlahnya banyak buku tersebut dapat dihadiahkan
ke perpustakaan fakultas atau perpustakaan lain. Jika buku tidak sesuai disisihkan
untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali kepada pihak lain .
Tukar menukar koleksi yang dilakukan
adalah dengan mengirimkan koleksi yang diterbitkan sendiri,
seperti, warta perpustakaan, daftar tambahan koleksi buku baru, dan juga buku
hadiah yang jumlah eksemplarnya banyak .
XIX. PEMBINAAN
KOLEKSI
Penyiangan merupakan kegiatan pemilihan bahan
perpustakaan yang dinilai “tidak bermanfaat lagi” bagi pemustaka. Kegiatan ini
dilakukan untuk menjaga kualitas isi maupun fisik bahan perpustakaan, supaya perpustakaan
benar-benar dapat dimanfaatkan secara optimal sebagai sumber informasi. Bahan
pustaka yang akan dikeluarkan atau ditarik terlebih dahulu dipertimbangkan oleh
pustakawan senior, kepala bidang pengadaan, dan kepala bidang terkait. Penyiangan
dilakukan agar bahan pustaka yang dimiliki selalu up to date,
tepat guna dan mencermikan tujuan perpustakaan. Disamping itu juga
menghemat ruangan agar tidak penuh, juga meningkatkan
akses pada koleksi. Dalam melakukan penyiangan,
harus mempertimbangkan berbagai aspek seperti: mengkaji ulang
perkembangan kebutuhan informasi pemustaka,
melihat riwayat pemanfaatan bahan pustaka tersebut, dan juga
anggaran yang tersedia untuk pengembangan koleksi.
Tujuan penyiangan meliputi:
a. Membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaaan
sehingga membuat koleksi dapat lebih diandalkan sebagai informasi yang akurat,
relevan, up to date, serta menarik,
b. Memperbaiki
penampilan dan kinerja perpustakaan,
c. Memberikan kemudahan pemustaka dalam memanfaatkan koleksi,
d. Memberikan tambahan tempat untuk bahan perpustakaan baru.
Adapun kriteria
penyiangan, meliputi;
a) Bahan
pustaka yang sudah usang isinya atau sudah kadaluwarsa, karena edisi terbaru
sudah ada, dan apabila eksemplar terlalu banyak maka yang lama dapat
dikeluarkan dari koleksi
b) Bahan
pustaka yang tingkat kerusakannya sudah tidak bisa diperbaiki lagi.
c) Bahan
pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya.
d) Bahan
pustaka yang jumlah eksemplarnya banyak, tetapi frekuensinya rendah, biasanya
buku-buku yang didapatkan melalui hadiah jumlah eksemplarnya banyak sehingga
perlu disiangi agar tidak memakan tempat.
e) Hadiah yang
diperoleh tanpa diminta, dan tidak sesuai dengan program lembaga
induk dan kebutuhan
pemustaka.
f) Termasuk
dalam katagori buku yang dilarang menurut hukum
untuk beredar.
Prosedur
penyiangan yang dilakukan adalah:
1. Pustakawan
mendata buku-buku yang akan disiangi, dan menentukan bahan perpustakaan yang perlu
disingkirkan (dilakukan oleh tim),
2. Buku yang dikeluarkan dari koleksi, kartu
bukunya dikeluarkan dari kantong buku yang bersangkutan.
Begitu pula dengan katalognya, harus dihapus dari OPAC.
3. Menyisihkan
bahan perpustakaan yang masih dapat diperbaiki,
4. Menyisihkan
bahan perpustakaan yang masih bermanfaat untuk perpustakaan lain, untuk
dihadiahkan ataupun dibagaikan gratis bagi pemustaka,
5. Membubuhkan
stempel ditarik/ dikeluarkan dari koleksi perpustakaan pada setiap bahan
perpustakaan yang dikeluarkan,
6. Mencabut/
menghapus/ menyisihkan kartu katalog bahan perpustakaan yang disiangi,
7. Menghapus
bahan perputakaan dari inventaris,
8. Bahan pustaka yang akan dikeluarkan
harus dibuatkan berita acara, dan beberapa prosedur administrasi lainnya dengan
memperhatikan peraturan yang berlaku tentang penghapusan barang milik
negara.
XX.
EVALUASI
KOLEKSI
Evaluasi
koleksi merupakan kegiatan
menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pemustaka
maupun pemanfaatan koleksi oleh
pemustaka. Tujuan kegiatan ini adalah (a) untuk mengembangkan program pengadaan
yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada, (b)
menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi
berikutnya, dan (c) menambah pengetahuan
staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.
Adapun cara
untuk mengevaluasi, adalah:
1. Membandingkan
koleksi perpustakaan dengan standar yang diterbitkan (misalnya Standar Nasional
Perpustakaan)
22. embandingkan
koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang lain
33. Melakukan
kajian berapa banyak koleksi yang digunakan (kajian sitiran, analisis terhadap
statistik peminjaman, kajian sirkulasi, serta ketersediaan koleksi dirak)
44. Memeriksa
koleksi dengan bantuan pakar pada subyek yang bersangkutan. Misalnya, ahli
geologi diminta membandingkan koleksi perpustakaan dengan daftar buku geologi
yang dianggap baku maupun klasik.
55. Mengumpulkan
pendapat pengguna. Hal ini dapat dilakukan dengan mengedarkan angket mengenai
koleksi perpustakaan, hasilnya dapat diketahui apa yang diinginkan dan apng
masih kurang.
XXI. TANTANGAN TERHADAP MATERIAL DALAM KOLEKSI
Beberapa
tantangan yang dihadapi UPT Perpustakaan Unsoed, meliputi:
a. Banyak koleksi
yang dianggap tidak up-date pada
koleksi referensi, khususnya koleksi terbitan pemerintah,
b. Koleksi dengan
subyek kependidikan masih kurang,
c. Jumlah eksempar
untuk setiap judul terlalu sedikit, sehingga sebagian pemustaka sering tidak
kebagian untuk meminjam
XXII. REVISI KEBIJAKAN
Untuk
keperluan penyempurnaan, pedoman ini akan ditinjau 3 tahun sekali. Bila sebelum masa tiga tahun terdapat
perubahan dalam hal kebijakan pengembangan koleksi,
maka pedoman ini dapat direvisi lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan.
XXIII. GLOSARIUM
Akuisisi adalah melaksanakan pengembangan
koleksi yang ada di perpustakaan
Alat Seleksi adalah sarana
untuk menyeleksi bahan pustaka, berupa katalog penerbit,
bibliografi dan sejenisnya untuk dijadikan alat pemilihan bahan pustaka yang
akan diadakan.
Bahan pustaka adalah koleksi perpustakaan
yang terdiri dari berbagai macam bentuk, jenis, dan media yang disediakan untuk
memenuhi kebutuhan pemakai jasa UPT Perpustakaan Unsoed.
Evaluasi koleksi adalah
kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi
bagipemustaka maupun pemanfaatan kleksi oleh pemustaka
Grey literature adalah
bahan pustaka terbitan suatu instansi yang tidak diterbitkan secara komersial
Penyiangan adalah kegiatan
mengidentifikasi, memilih dan mengeluarkan bahan pustaka dari jajarannya, untuk
ditetapkan sebagai bahan pustaka hasil penyiangan. Selanjutnya dilakukan pasca
penyiangan, seperti disimpan terpisah, dihibahkan, ditukarkan atau dimusnahkan.
Kegiatan ini termasuk mengeluarkan kartu katalog bahan pustaka bersangkutan.
Seleksi bahan pustaka:
adalah
kegiatan memilih dan menetapkan bahan pustaka prioritas sesuai dengan kebutuhan
dan kebijakan UPT Perpustakaan Unsoed dengan menggunakan alat seleksi.
Sensor bahan
pustaka adalah
kegiatan memeriksa isi bahan pustaka yang dianggap akan membahayakan akhlak
masyarakat.
Survei bahan
pustaka adalah
kegiatan mengamati langsung keberadaan bahan pustaka dari segi isi dan fisik di
toko buku, pameran, dan lain-lain (ekternal) dan kegiatan mengamati
keterpakaian bahan pustaka oleh pemakai koleksi (internal). Survei ini
dijadikan sebagai bahan masukan dalam rangka keperluan seleksi bahan pustaka
yang akan diadakan.
XXIV. DAFTAR PUSTAKA
Qalyubi, Syihabuddin. 2003. Dasar-Dasar Ilmu
Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jur.Ilmu Perpustakaan dan Informasi,
Fak. Adab, IAIN Sunan Kalijaga
Sulistyo-Basuki.
1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia
UPT Perpustakaan Unsoed. 2014. Buku Panduan
Pengguna Perpustakaan. Purwokerto: UPT Perpustakaan Unsoed
Yulia, Yuyu dan Janti Gristinawati Sujana. 2009.
Materi Pokok Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka
